Tener reuniones de trabajo efectivas para muchas empresas es una quimera.

La falta de claridad a la hora de definir objetivos, no tener planificada la agenda o puntos a tratar en la reunión, tecnología compleja y difícil de utilizar y la escasa comunicación del equipo se encuentran entre las principales razones para que las reuniones de trabajo se conviertan en una perdida de tiempo y generen estrés en el equipo.

El 70% de las reuniones de trabajo NO son productivas

Según un informe realizado por Harvard Business Review un 70% de 182 gerentes encuestados aseguró que las reuniones de empresa no eran productivas ni eficientes.

Si bien las reuniones pueden ayudar a que ciertas tareas se lleven a cabo y fomente el trabajo colaborativo uniendo cada vez más a los equipos, el exceso de reuniones y la mala gestión de las mismas pueden desencadenar en la falta de motivación de los empleados y tener un efecto negativo sustancial en la productividad.

5 Pasos para una Reunión de Trabajo Exitosa

1. Compartir Agenda de Reunión con antelación: Hoy en día mediante G-Suite y su calendario compartido podemos establecer la fecha de la reunión con los puntos a tratar y acceder a esa información desde cualquier lugar y dispositivo.
2. No utilizar la reunión para actualizar estados: Ceñirse exclusivamente a los puntos a tratar en la reunión y no aprovechar para comentar el estado de otras tareas o proyectos actuales.
3. Utilizar tecnología simple y reducida: Intentar reducir a la mínima expresión la tecnología. Sustituir viejos sistemas de videoconferencia, cajas de conexiones, videoproyectores por soluciones BYOD integradas en una única pantalla e intentar homogeneizar todas las salas con soluciones idénticas o al menos compatibles y de la misma facilidad de uso.
4. Comenzar a tiempo y establecer el límite de la reunión: No permitas entrar a la reunión a personas que han tardado más de 15 minutos en llegar. Establece desde la convocatoria de la reunión y al inicio de la misma su duración.
5. Comparte la sesión de forma gráfica y audiovisual por medio de las nuevas tecnologías: Al finalizar la reunión, envía la presentación en PDF, grabación de la sesión en video… junto con las tareas que se tienen que realizar junto con el nombre del responsable que tiene que llevarlas a cabo.

Salas de Reuniones Productivas vs. Tecnología obsoleta y complicada

Esta demostrado que el exceso de tecnología en una sala de reuniones junto con la dificultad de la puesta en marcha de la misma, es la causa de perder entre 10 y 15 minutos por cada reunión.

Y no solamente perdemos ese valioso tiempo de nuestra jornada laboral sino que también perdemos el foco del tema principal que vamos a abordar en la misma, con lo que una vez que están funcionando todos los sistemas, tenemos que perder otros 5 minutos en volver a centrar la reunión.

Hoy en día la mayoría de la salas de juntas o de reuniones tienen una pantalla de proyección, un proyector y una caja de conexiones para poder conectar los portátiles y otros dispositivos móviles.

Este tipo de configuración tiene los siguientes problemas que son muy habituales en la mayoría de pymes:

• La caja de conexiones no tiene justamente el tipo de conector que necesita el dispositivo que se va a conectar en ese momento. Bien porque es el último gadget del gerente, o bien porque es un equipo que trae un cliente o un proveedor que no estaba contemplado el día que se realizó la instalación.
• Algún cable de la caja de conexiones ha desaparecido o se ha extraviado.
• El proyector tarda en encender, se ve desenfocado y la proyección no cubre toda la pantalla porque se ha descalibrado.
• Exísten numerosos mandos a distancia (videoconferencia, videoproyector, sistema de sonido…) y siempre falta alguno o se le ha acabado la pila…

Tecnología para llevar a cabo Reuniones de Trabajo Efectivas

La solución a todos los problemas anteriores pasa por sustituir las viejas pantallas de proyección de tela, los proyectores y cajas de conexiones por monitores LED de grandes pulgadas o videowalls.

Estas pantallas pueden ser táctiles o no pero lo ideal es que incorporen una CPU embebida que este dentro de la red de la empresa y tengamos acceso a ella mediante un teclado y ratón inalámbricos.

También es imprescindible que la sala de reuniones esté provista de un sistema BYOD (Bring Your Own Device) en español «Trae tu propio dispositivo».

Estos sistemas permiten independientemente del dispositivo móvil que se lleve a la reunión (portátil, chromebook, smartphone, ipad, tablet…), el sistema operativo que lleve o el tipo de conexión que tenga que se pueda conectar de manera inalámbrica con la pantalla de forma segura. Hoy en día es una tecnología necesaria para realizar reuniones de trabajo efectivas.